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Organización de archivos y carpetas

Se debe planificar cuidadosamente cuál es la mejor manera de estructurar y jerarquizar las carpetas para facilitar la localización de los ficheros y sus versiones. La necesidad de mantener una estructura ordenada es todavía mayor cuando se trabaja en colaboración,

En el ejemplo, se separan los archivos de datos y los de documentación. En un segundo nivel se organizan por tipo de datos (texto, imágenes, sonido...), actividades de investigación (entrevistas, encuestas,...) y tipo de documentación (publicaciones, metodología,...).

Imagen tomada de la página web del UK Data Service

La estrategia de nomenclatura de ficheros es un tema muy importante: debe ser significativa, descriptiva, coherente y consistente. El nombre del archivo es su principal identificador. Un buen nombre de archivo debe proporcionar claves útiles sobre el contenido, el estado y la versión, identificarlo de manera unívoca y ayudar a su clasificación y ordenación.
Cuando se investiga en colaboración, es esencial reflejar en el nombre del archivo los cambios y ediciones.

Se pueden considerar los siguientes elementos: versión, fecha de creación, nombre del creador, descripción del contenido, nombre del equipo / departamento de investigación asociado con los datos, fecha de publicación, número de proyecto...

Se suelen señalar como buenas prácticas:

Usar nombres cortos y relevantes
Evitar usar caracteres especiales (& *% $ £] {! @..) y espacios ya que los sistemas operativos los interpretan de diferente manera
Usar guiones (-) o guiones bajos (_) para separar elementos. Es conveniente que el nombre del archivo comience con el elemento más común y luego volverse más específico.
Si se incluyen fechas, deben formatearse de manera consistente en el mismo orden (por ejemplo, AAAAMMDD)
Siempre que sea posible, usar las extensiones de archivo (a menudo predeterminadas) para reflejar el software en el que se creó el archivo y el formato físico del archivo. (por ejemplo, .doc, .xls, .mov, .tif)
Incluir un control de versiones dentro del nombre (por ejemplo, filename_v02.xxx). Se recomienda evitar el uso de términos ambiguos como "revisión" o "final".

Si trabajamos con un equipo que produce nombres de ficheros automáticos tendremos que renombrarlos para adecuarlos a nuestra estrategia. Para hacerlo existe software específico, por ejemplo. Bulk.

Es importante establecer una estrategia para controlar las versiones de un fichero, ya que con el paso del tiempo puede ser difícil localizar la versión correcta o recordar en qué difieren las distintas versiones.
Habrá que tener en cuenta si los archivos son utilizados por un único usuario o por varios, en uno o varios dispositivos y su sincronización.

Es importante decidir cuántas y qué versiones conservar, por cuánto tiempo y cómo organizarlas

La versión de un archivo se puede identificar a través de:

Fecha registrada en el nombre del archivo o dentro del archivo
Numeración de versión en el nombre del archivo (v1, v2, v3 o 00.01, 01.00)
Descripción de la versión en el nombre del archivo o dentro del archivo
Historial del archivo, tabla de control de versiones o notas incluidos dentro de un fichero, en dónde se registren las versiones, fechas, autores y los detalles de los cambios realizados en el archivo.

El control de versiones se puede mantener a través de:

La instalación del control de versiones dentro del software utilizado
Usando un software de versiones, por ejemplo, Subversion (SVN).
Utilizando servicios para compartir archivos como Dropbox, Google Docs.
Control de los derechos de edición de archivos

Dado que la información digital se puede copiar o alterar fácilmente, es importante poder demostrar la autenticidad de los datos y prevenir los accesos no autorizados que pueden conducir a cambios no autorizados

Hay que diseñar un procedimiento para hacer las copias de seguridad o backup en el que se establezca quién asume la responsabilidad de hacerlas, el sistema escogido, los tipos de ficheros que se guardarán, la frecuencia con la que se harán y sincronizarán las copias. Lo recomendable es hacer tres copias: una local para trabajar, otra para almacenar en la nube y una tercera para guardar en otra localización física como discos o memorias externas. Se el tamaño del fichero es excesivamente grande, se puede contemplar dejar una copia extensa y comprimir el resto empleando, preferiblemente, software libre.