INFOguías: Datos de investigación.: Preservar

Almacenamiento
Seguridad al compartir

Desde el momento en el que se comienza una investigación, la preservación de datos, o más específicamente, la preservación de datos digitales generados debería ser un aspecto clave a considerar, algunos datos son únicos y si se destruyen o pierden no pueden ser reemplazados por lo que se hace necesario planificar los espacios de almacenamiento así como diseñar un plan de protección y seguridad de los mismos.

Se consideran buenas prácticas de almacenamiento:

Almacenar datos en formatos legibles a largo plazo
Verificar los archivos cada cierto tiempo
Organizar y etiquetar claramente los datos almacenados para que sean fácilmente localizables y accesibles
Tener en consideración la degración física de los soportes ópticos y magnéticos por si es necesario copiar o migrar datos
Almacenar los datos en distintos soportes, incluso para un proyecto a corto plazo, por ejemplo en el disco duro y en CD
Crear versiones digitales de la documentación en papel, en Formato PDF/A para la preservación y el almacenamiento a largo plazo
Tener en cuenta factores de conservación de los soportes, como los cambios de temperatura,la humedad relativa, la luz, etc

Los medios de almacenamiento son complementarios entre sí y algunas de las soluciones más comunes son:

Almacén de datos personal o del proyecto (por ejemplo, utilizando discos USB, discos duros de ordenadores portátiles o unidades en red dentro de la institución), recomendados unicamente para ser utilizadas en el curso de la investigación
Repositorio institucional
Servicios nacionales de archivo de datos, como el UK Data Service
Almacén de datos en la nube
Repositorio disciplinar

Comparación de opciones de almacenamiento de datos. Traducción de: ANDS (2016). Data Storage.

Los medios de almacenamiento tendrán que ser seguros para proteger los derechos de propiedad y mantener la confidencialidad de la información y si se trata de datos personales, habrá que tener en cuenta también la legislación nacional vigente.

Con relación a la seguridad consideraremos:

Instalar un software antivirus actualizado en los dispositivos
No confiar en el correo electrónico para transmitir datos confidenciales, incluso internamente, es un punto vulnerable en la seguridad.
Servicios como Dropbox pueden ser una solución segura para transferir grandes archivos.
Los servicios de intercambio de archivos basados en la nube y las wikis pueden ser válidos para compartir ciertos tipos de datos pero no para los datos confidenciales porque no se controla su almacenamiento.
Los datos altamente confidenciales, independientemente del medio de almacenamiento físico (ordenador portátil, unidades flash USB, CD / DVD) deberán convertirse a un código ilegible y tener acceso a ellos mediante una contraseña o clave para evitar su divulgación.

Un aspecto importante en la protección de los datos se relaciona con la eliminación segura de los mismos, es importante abordar este punto porque llegará un momento en el que deberán eliminarse aquellos datos que contengan información sensible y/o que permita identificar a personas.(por ejemplo, una vez que los datos han sido anonimizados).

Este proceso tiene que ser irreversible, se puede realizar mediante el uso de software especializado de sobreescritura de datos, desmagnetizando los medios de almacenamiento o destruyéndolos fisicamente. Con cualquiera de estos métodos los datos no serán recuperables.