INFOguías: Datos de investigación: Organización de arquivos e carpetas

Organización de arquivos e carpetas

Débese planificar coidadosamente cal é a mellor maneira de estruturar e xerarquizar os cartafoles para facilitar a localización dos ficheiros e as súas versións. A necesidade de manter unha estrutura ordenada é aínda maior cando se traballa en colaboración,

No exemplo, sepáranse os arquivos de datos e os de documentación. Nun segundo nivel organízanse por tipo de datos (texto, imaxes, son...), actividades de investigación (entrevistas, enquisas,...) e tipo de documentación (publicacións, metodoloxía,...).

Imaxen tomada da páxina web do UK Data Service

O nome do arquivo é o seu principal identificador. Un bo nome de arquivo debe proporcionar claves útiles sobre o contido, o estado e a versión, identificalo de maneira unívoca e axudar á súa clasificación e ordenación.
Cando se investiga en colaboración, é esencial reflectir no nome do arquivo os cambios e edicións.

Pódense considerar os seguintes elementos: versión, data de creación, nome do creador, descrición do contido, nome do equipo / departamento de investigación asociado cos datos, data de publicación, número de proxecto...

Adóitanse sinalar como boas prácticas:

Usar nomes cortos e relevantes
Evitar usar caracteres especiais (& *% $ £] {! @..) e espazos xa que os sistemas operativos os interpretan de diferente maneira
Usar guións (-) ou guións baixos (_) para separar elementos. É conveniente que o nome do arquivo comece co elemento máis común e logo volverse máis específico.
Si se inclúen datas, deben formatearse de maneira consistente no mesmo orden (por exemplo, AAAAMMDD)
Sempre que sexa posible, usar as extensións de arquivo (a menudo predeterminadas) para reflectir o software no que se creou o arquivo e o formato físico do arquivo. (por exemplo, .doc, .xls, .mov, .tif)
Incluir un control de versións dentro do nome (por exemplo, filename_v02.xxx). Recoméndase evitar o uso de termos ambiguos como "revisión" ou "final".

É importante establecer unha estratexia para controlar as versións dun ficheiro, xa que co paso do tempo pode ser difícil localizar a versión correcta ou lembrar en que difiren as distintas versións.
Haberá que ter en conta se os arquivos son utilizados por un único usuario ou por varios, nun ou varios dispositivos e o seu sincronización.

É importante decidir cantas e que versións conservar, por canto tempo e como organizalas

A versión dun arquivo pódese identificar a través de:

Data rexistrada no nome do arquivo ou dentro do arquivo
Numeración de versión no nome do arquivo (v1, v2, v3 ou 00.01, 01.00)
Descrición da versión no nome do arquivo ou dentro do arquivo
Historial do arquivo, táboa de control de versións ou notas incluídos dentro dun ficheiro, onde rexístrense as versións, datas, autores e os detalles dos cambios realizados no arquivo.

O control de versión pódese manter a través de:

A instalación do control de versións dentro do software utilizado
Usando un software de versións, por exemplo, Subversion (SVN).
Utilizando servicios para compartir arquivos como Dropbox, Google Docs.
Control dos dereitos de edición de arquivos

Dado que a información dixital pódese copiar ou alterar facilmente, é importante poder demostrar a autenticidade dos datos e previr os accesos non autorizados que poden conducir a cambios non autorizados